Als U in het buitenland woont en werkt, komt het soms voor dat U van de autoriteiten aldaar een akte krijgt. Dit kan zijn vanwege de geboorte van Uw kind of misschien voor Uzelf. De gebruikelijke aktes zijn:
- Geboorte
- Huwelijk
- Scheiding
- Overlijden
Omdat de buitenlandse aktes niet door een Nederlandse autoriteit zijn afgegeven, worden ze meestal niet zomaar geaccepteerd. Vooral voor aktes van niet Europese landen is meestal een vertaling en legalisatie (apostille) nodig.
Vertalingen
Vertalingen zijn voor Nederland niet nodig indien het document in het Engels, Duits, Frans of Nederlands is opgesteld.
Legalisatie (Apostille)
Legalisatie (Apostille) houdt in dat men bevestigdt dat dit een officieel document is en dat de uitgever geverifieerd is. Dit houdt vaak in dat lokale/gemeentelijke documenten door het Ministerie van Buitenlandse Zaken of een notaris van dat land (niet van Nederland) met een apostille (stempel, handtekening) bevestigd moet worden. Vervolgens moet dit op zijn beurt weer geverifieerd worden door de Nederlandse ambassade, waarna het bij Nederlandse autoriteiten gebruikt worden.
Binnen de EU
Vanwege Europese afspraken zullen binnen Europa de meest gangbare internationale aktes vanaf februari 2019 geaccepteerd worden zonder dat ze vertaald of gelegaliseerd hoeven te worden. Let op, in sommige gevallen is vertaling en legalisatie toch nog nodig. Raadpleeg altijd de ambassade of gemeente.
Waarvoor nodig/handig?
- U wilt misschien voor Uzelf of Uw kind een paspoort aanvragen
- U woont inmiddels weer in Nederland en wilt studeren, scheiden of hertrouwen, etc
- U woont in een minder ontwikkeld land waar verklaringen mbt U burgerlijke staat of de voogdijschap van Uw kinderen nodig zijn
- U bent in het buitenland geboren en wilt trouwen
- Etc, etc.
Als Nederlander krijgt U vaak te maken met de Nederlandse autoriteiten (al kan dat jaren duren). Veel aktes en documenten worden door de Nederlandse autoriteiten echter na een bepaalde periode niet meer geaccepteerd. Sommige documenten/aktes hebben voor Nederland een beperkte geldigheidsduur. Dit komt soms niet overeen met de geldigheidsduur in het land. Zo kan bijvoorbeeld een huwelijksakte door het land eenmalig worden verstrekt en altijd geldig en in het land geaccepteerd worden. Nederland ziet dit echter niet zo en stelt er bijvoorbeeld een maximale geldigheid van zes maanden aan. Zo kan het zijn dat voldoende vertaalde en gelegaliseerde aktes na een tijdje niet meer door Nederland worden geaccepteerd. U zult dan nieuwe legalisatie (apostille) stempels moeten gaan halen. Mocht U eenmaal niet meer in het desbetreffende land wonen dan kan dat nogal lastig worden, in sommige landen zelfs onmogelijk.
Daarom is het aan te raden om de buitenlandse aktes zo snel mogelijk in Nederland in te laten schrijven. Bent U woonachtig in Nederland dan kan dit bij Uw gemeente. Woont U buiten Nederland dan kun U hiervoor terecht bij de Afdeling Landelijke Taken van de Gemeente Den Haag.
In het buitenland
Had U een akte nodig voor het verkrijgen van Uw paspoort, of voor andere zaken, dan is het goed om dat eerst te doen en duidelijk te verzoeken om alle vertalingen en gelegaliseerde (apostille) aktes te retourneren. Direct daarna kunt U deze dan in den Haag laten registreren/inschrijven.
Later gebruik
Zodra de buitenlandse akte in Nederland ingeschreven staat (Den Haag of een gemeente) kunt U daar later makkelijk uittreksels van verzoeken.
